Viestintävinkkejä palokunnille

Tälle sivulle on kerätty materiaalia ja ohjeita palokuntien viestintään. Löydät tietoa esimerkiksi sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä, verkkosivuista, sosiaalisesta mediasta, viestintäsuunnitelman tekemisestä sekä kriisiviestinnästä. Sivun loppuun on listattu hyödyllisiä linkkejä ja materiaaleja, kuten ohje ilmaiseen graafisen suunnittelun työkaluun Canvaan.

Miksi palokuntien viestintä on tärkeää?

  • Jos palokunnalla ei ole aktiivisia verkkosivuja tai somekanavia, kiinnostuneet eivät välttämättä löydä mukaan toimintaan.
  • Kun palokunnat kertovat somessa toiminnastaan, saamme palokuntatoiminnalle mahdollisimman suuren yleisön ja sitä kautta vaikuttavuutta, elinvoimaa sekä tunnettuutta.
  • Toimiva ja ennakoiva sisäinen viestintä vahvistaa jäsenistön yhteisöllisyyttä ja antaa mahdollisuuden vaikuttaa yhdistyksen toimintaan.

Sisäinen ja ulkoinen viestintä

Sisäinen viestintä

Tarkoitus: Yhteisöllisyyden vahvistaminen, mahdollisuus vaikuttaa yhdistyksen toimintaan, jäsenistön tiedottaminen ajankohtaisista asioista

Keinot: Ilmoitustaulu, jäsentiedotteet, kotisivut, sähköposti, HAKA, tekstiviestit, sosiaalinen media (Whatsapp- ja Facebook-ryhmät)

Ulkoinen viestintä

Tarkoitus: Toiminnasta kertominen mm. potentiaalisille jäsenille ja yhteistyökumppaneille, uusien jäsenten innostaminen mukaan, palokuntatoiminnan tunnettuuden lisääminen

Keinot: Sähköposti, kotisivut, sosiaalinen media (Instagram, Facebook, Twitter, TikTok), tapahtumat ja vierailut, paikallinen markkinointi (someryhmät, kirjeet…)

Verkkosivut

Palokunnan verkkosivuille laitetaan tieto, joka pitää olla helposti löydettävissä pysyvästä paikasta.

Verkkosivuilta tulisi löytyä ainakin:

  • Palokunnan esittely
  • Mitä toimintaa palokunnassa on?
  • Miten toimintaan pääsee mukaan?
  • Palokunnan ajantasaiset yhteystiedot
  • Ajankohtaiset uutiset ja tapahtumat
  • Linkit somekanaviin

Verkkosivujen on oltava mobiiliystävälliset, sillä moni hakee tietoa puhelimella. Sivut tulee pitää ajan tasalla, sillä vanhentunut materiaali syö uskottavuutta ja antaa toiminnasta epäaktiivisen kuvan.

Sosiaalinen media

Palokunta voi valita yhden tai useamman somekanavan, jota käytetään etenkin ulkoiseen viestintään. Somekanavia ei tarvitse olla useita – tärkeintä on käyttää niitä aktiivisesti!

Linjatkaa, millaisia postauksia somekanavissa julkaistaan.

  • Kuvia viikkoharjoituksista, vierailuista ja tapahtumista
  • Muiden postausten (esim. pelastusliitot, pelastuslaitokset) jakaminen
  • Juhlapäivät, teemaviikot tai alueelliset/valtakunnalliset tapahtumat

Kurkatkaa, mitä muut palokunnat tai yhdistykset tekevät ja ottakaa mallia somepäivitysten tekemiseen.

Tutkikaa, millainen sisältö on menestynyt parhaiten. Mitkä julkaisut ovat saaneet eniten tykkäyksiä ja kommentteja? Millainen sisältö ei ole herättänyt kiinnostusta?

Haluatko seurata somessa muita palokuntia? Käy kurkkaamassa Palokuntaan-sometileiltä, keitä seuraamme – voit löytää uusia seurattavia!

Palokunnan viestintäsuunnitelma

Palokuntien kannattaa tehdä viestintäsuunnitelma. Suunnitelman ei tarvitse olla pitkä – riittää että merkitään, mistä asioista viestitään, kenelle, milloin ja kuka viestii.

Viestinnän linjaukset on hyvä olla kirjattuna muistiin, jos tulee esimerkiksi henkilövaihdoksia.

Viestit

Mitä haluatte, että palokuntanne toiminnasta tiedetään?

  • Miettikää kolme asiaa, ja huolehtikaa, että ne näkyvät viestinnässä.

Kanavat

Mitä viestintäkanavia palokunnalla on käytössä? Kuka on vastuussa viestintäkanavista? Kenellä on tunnukset eri kanaviin?

  • Päättäkää, mitä viestintäkanavia käytetään ja kenen vastuulle niiden ylläpito kuuluu. Kirjoittakaa ylös kaikkien eri kanavien vastuuhenkilöt.

Kohderyhmät

Keitä palokunta pyrkii viestinnällään tavoittamaan?

  • Listatkaa ylös palokuntanne kannalta tärkeimmät kohderyhmät ja miten heidät pyritään tavoittamaan. Kohderyhmiä voi olla useita.

Sisältö

Millaista sisältöä palokunta tekee esimerkiksi verkkosivuille/sosiaaliseen mediaan? Kuinka usein?

  • Viestinnän on tärkeää olla säännöllistä. Tukena viestinnän sisältöjen suunnittelussa voi käyttää yksinkertaista taulukkoa, joka on ladattavissa alapuolelta.

Kriisiviestintä

Kriisi- ja häiriötilanteissa on tärkeää viestiä nopeasti, avoimesti ja selkeästi. Nopea reagointi ehkäisee väärän tiedon leviämistä. Avoin ja monikanavainen viestintä vahvistaa luottamusta.

Palokunnassa kriisiviestintää vaativa tilanne voi syntyä esimerkiksi mokasta tai huhusta. Kerro asiasta omalle väelle ensin. Kun asiasta on tiedotettu sisäisesti, ulkoisessa viestinnässä voi hyödyntää sosiaalisen median kanavia ja mediatiedotetta.

  • Kerro, mitä on tapahtunut ja miten on toimittu.
  • Jos on syytä pahoitella tai pyytää anteeksi, pahoittele tai pyydä anteeksi.
  • Kanna vastuu, kehu ja kiitä.
  • Kerro, keneltä saa lisätietoja.

Jotta kriisiviestintä voi onnistua, vastuuhenkilöt, sisäisen viestinnän kanavat, yhteystiedot, verkkosivut ja somekanavat täytyy olla kunnossa.

Hyödyllisiä materiaaleja ja sivustoja

Katja Tihleman on tehnyt toiminnallisen opinnäytetyön Markkinointiviestinnän kehityssuunnitelma sopimuspalokunnille (2021). Tutustu opinnäytetyön osana tehtyihin viestintävinkkeihin:

Pelastusopiston Strategisella viestinnällä vaikuttavuutta pelastustoimeen -hankkeessa (ViVaPe) on tuotettu kaksi opasta pelastusalan viestinnän tueksi: Pelastusalan someopas ja Kuva-aineisto pelastusalan viestinnässä -opas.

Someviestinnän oppaassa käydään läpi mm. someviestinnän tavoiteita, kriisiviestintää, maksullista somemarkkinointia sekä ajankohtaisia trendejä.

Kuva-aineistoon keskittyvä opas antaa tarpeellista tietoa kuvien hyödyntämisestä osana viestintää. Kuvien ottamiseen, käsittelyyn ja käyttöön liittyy useita lakeja, säädöksiä ja ohjeita, joista tulee olla tietoinen ja jotka tulee huomioida toiminnassa.

SPEKin materiaalipankista löytyy valmista mainos- ja somemateriaalia palokuntien käyttöön, kuten rekrykuvia someen ja kuviin lisättäviä elementtejä

Opintokeskus Siviksen itseopiskelumateriaali yhdistysviestinnästä antaa hyödyllistä perustietoa viestintäsuunnitelman tekemisestä ja kohderyhmien tunnistamisesta. Tavoitteena on oppia viestimään selkeästi yhdistyksen toiminnasta, tavoitteista ja työn vaikutuksista.

Palokuntien turvallisuusosaamisen hallinnointikanta HAKA tarjoaa mahdollisuuksia viestintään. Kun palokunnan osoitetiedot ovat ajan tasalla, palokunta löytyy palokuntahausta.

Palokuntalaisille voi määrittää HAKAssa roolin, kuten palokunnan päällikkö tai kouluttaja. Oikein kirjatut roolit mahdollistavat sähköpostiviestien lähettämisen suoraan HAKAn kautta.

Canva on ilmainen graafisen suunnittelun verkkotyökalu. Sitä voi käyttää esimerkiksi somepostausten, julisteiden, videoiden ja logojen tekemiseen sekä muokkaamiseen. Tutustu Canvan käyttöön alla olevien ohjeiden avulla:

Voittoa tavoittelemattomat järjestöt voivat saada ilmaiseksi tai alennuksella tärkeitä viestintään käytettäviä työkaluja, kuten Canva ja Microsoft 365.

Canva

Microsoft 365

Lue lisää: Allianssin vinkit järjestöille eduista ja alennuksista