Viestintävinkkejä palokunnille

Tälle sivulle on kerätty materiaalia ja ohjeita palokuntien viestintään. Löydät tietoa esimerkiksi sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä, verkkosivuista, sosiaalisesta mediasta, viestintäsuunnitelman tekemisestä sekä kriisiviestinnästä. Sivun loppuun on listattu hyödyllisiä linkkejä ja materiaaleja, kuten ohje ilmaiseen graafisen suunnittelun työkaluun Canvaan.

Miksi palokuntien viestintä on tärkeää?

• Jos palokunnalla ei ole aktiivisia verkkosivuja tai somekanavia, kiinnostuneet eivät välttämättä löydä mukaan toimintaan.
• Kun palokunnat kertovat somessa toiminnastaan, saamme palokuntatoiminnalle mahdollisimman suuren yleisön ja sitä kautta vaikuttavuutta, elinvoimaa sekä tunnettuutta.
• Toimiva ja ennakoiva sisäinen viestintä vahvistaa jäsenistön yhteisöllisyyttä ja antaa mahdollisuuden vaikuttaa yhdistyksen toimintaan.

Sisäinen ja ulkoinen viestintä

Sisäinen viestintä

Tarkoitus: Yhteisöllisyyden vahvistaminen, mahdollisuus vaikuttaa yhdistyksen toimintaan, jäsenistön tiedottaminen ajankohtaisista asioista

Keinot: Ilmoitustaulu, jäsentiedotteet, kotisivut, sähköposti, HAKA, tekstiviestit, sosiaalinen media (Whatsapp- ja Facebook-ryhmät)

Ulkoinen viestintä

Tarkoitus: Toiminnasta kertominen mm. potentiaalisille jäsenille ja yhteistyökumppaneille, uusien jäsenten innostaminen mukaan, palokuntatoiminnan tunnettuuden lisääminen

Keinot: Sähköposti, kotisivut, sosiaalinen media (Instagram, Facebook, Twitter, TikTok), tapahtumat ja vierailut, paikallinen markkinointi (someryhmät, kirjeet…)

Verkkosivut

Palokunnan verkkosivuille laitetaan tieto, joka pitää olla helposti löydettävissä pysyvästä paikasta.

Verkkosivuilta tulisi löytyä ainakin:

• Palokunnan esittely
• Mitä toimintaa palokunnassa on?
• Miten toimintaan pääsee mukaan?
• Palokunnan ajantasaiset yhteystiedot
• Ajankohtaiset uutiset ja tapahtumat
• Linkit somekanaviin

Verkkosivujen on oltava mobiiliystävälliset, sillä moni hakee tietoa puhelimella. Sivut tulee pitää ajan tasalla, sillä vanhentunut materiaali syö uskottavuutta ja antaa toiminnasta epäaktiivisen kuvan.

Sosiaalinen media

Palokunta voi valita yhden tai useamman somekanavan, jota käytetään etenkin ulkoiseen viestintään. Somekanavia ei tarvitse olla useita – tärkeintä on käyttää niitä aktiivisesti!

Linjatkaa, millaisia postauksia somekanavissa julkaistaan.

• Kuvia viikkoharjoituksista, vierailuista ja tapahtumista
• Muiden postausten (esim. pelastusliitot, pelastuslaitokset) jakaminen
• Juhlapäivät, teemaviikot tai alueelliset/valtakunnalliset tapahtumat

Kurkatkaa, mitä muut palokunnat tai yhdistykset tekevät ja ottakaa mallia somepäivitysten tekemiseen.

Tutkikaa, millainen sisältö on menestynyt parhaiten. Mitkä julkaisut ovat saaneet eniten tykkäyksiä ja kommentteja? Millainen sisältö ei ole herättänyt kiinnostusta?

Haluatko seurata somessa muita palokuntia? Käy kurkkaamassa Palokuntaan-sometileiltä, keitä seuraamme – voit löytää uusia seurattavia!

Palokunnan viestintäsuunnitelma

Palokuntien kannattaa tehdä viestintäsuunnitelma. Suunnitelman ei tarvitse olla pitkä – riittää että merkitään, mistä asioista viestitään, kenelle, milloin ja kuka viestii.

Viestinnän linjaukset on hyvä olla kirjattuna muistiin, jos tulee esimerkiksi henkilövaihdoksia.

Viestit

Mitä haluatte, että palokuntanne toiminnasta tiedetään?

• Miettikää kolme asiaa, ja huolehtikaa, että ne näkyvät viestinnässä.

Kanavat

Mitä viestintäkanavia palokunnalla on käytössä? Kuka on vastuussa viestintäkanavista? Kenellä on tunnukset eri kanaviin?

• Päättäkää, mitä viestintäkanavia käytetään ja kenen vastuulle niiden ylläpito kuuluu. Kirjoittakaa ylös kaikkien eri kanavien vastuuhenkilöt.

Kohderyhmät

Keitä palokunta pyrkii viestinnällään tavoittamaan?

• Listatkaa ylös palokuntanne kannalta tärkeimmät kohderyhmät ja miten heidät pyritään tavoittamaan. Kohderyhmiä voi olla useita.

Sisältö

Millaista sisältöä palokunta tekee esimerkiksi verkkosivuille/sosiaaliseen mediaan? Kuinka usein?

• Viestinnän on tärkeää olla säännöllistä. Tukena viestinnän sisältöjen suunnittelussa voi käyttää yksinkertaista taulukkoa, joka on ladattavissa alapuolelta.
  • Viestintäsuunnitelmapohja (Word)

Kriisiviestintä

Kriisi- ja häiriötilanteissa on tärkeää viestiä nopeasti, avoimesti ja selkeästi. Nopea reagointi ehkäisee väärän tiedon leviämistä. Avoin ja monikanavainen viestintä vahvistaa luottamusta.

Palokunnassa kriisiviestintää vaativa tilanne voi syntyä esimerkiksi mokasta tai huhusta. Kerro asiasta omalle väelle ensin. Kun asiasta on tiedotettu sisäisesti, ulkoisessa viestinnässä voi hyödyntää sosiaalisen median kanavia ja mediatiedotetta.

• Kerro, mitä on tapahtunut ja miten on toimittu.
• Jos on syytä pahoitella tai pyytää anteeksi, pahoittele tai pyydä anteeksi.
• Kanna vastuu, kehu ja kiitä.
• Kerro, keneltä saa lisätietoja.

Jotta kriisiviestintä voi onnistua, vastuuhenkilöt, sisäisen viestinnän kanavat, yhteystiedot, verkkosivut ja somekanavat täytyy olla kunnossa.

Hyödyllisiä materiaaleja ja sivustoja