HOSA – Palokunnan hallinnollinen osaaminen

Yhdistyslain mukaan yhdistyksen on pidettävä jäsenistään luetteloa, joka on henkilörekisteri. 

• Tuntikirjaukset
• Jäsentietokanta
• Suorite-/kurssitietokanta
• Ilmoittautuminen

HAKA hallinnointikanta

HAKA on palokunta varten tuotettu tietokanta. Palokunnat voivat kirjata HAKAan jäsen- ja koulutustiedot, ylläpitää tapahtumakirjanpitoa koulutusten, hälytysten ja muiden tapahtumien osalta, sekä ilmoittautua koulutuksiin ja tapahtumiin. Hallinnointikanta HAKAa voi hyödyntää tiedolla johtamisessa ja henkilön osaamisen seuraamisessa. Tutustu HAKAan tarkemmin alla olevien linkkien kautta.

Lisätietoa:

• Yleistä tietoa HAKAsta: https://www.palokuntaan.fi/haka
• HAKAn kirjautumissivu: https://haka.spek.fi/
• HAKA tiedolla johtamisen ja henkilön osaamisen seuraamisessa -video: https://vimeo.com/796939175
• HAKA-tilastot: https://www.palokuntaan.fi/hakatilastot
• Yhdistyslaki: https://finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1989/19890503

Huomioi myös tietosuoja, katso lisätietoja alempaa.

Oltava vähintään suunnitelma kuka vastaa ja missä tilanteessa.

• Sisäinen ja ulkoinen kriisi

Lisätietoa:

• UPL:n kriisiviestintäsuunnitelma: https://upl.fi/kriisiviestintasuunnitelma-parantaakykya-ennakoida-ja-hallita-kriisitilanteita-entista-paremmin/
• Kriisiviestintä palokunnassa -webinaaritallenne (2020): https://vimeo.com/477127198
• Kuntaliiton opas viestintään kriisi ja erityistilanteissa: https://www.kuntaliitto.fi/julkaisut/2020/2048-opas-kunnan-viestintaan-kriisi-ja-erityistilanteissa

• Täydentää palokunnan sääntöjä, erityisesti hallinto- ja taloussääntöjä
• Toiminnantarkastuksen hallinnon asianmukaisen toiminnan tarkistaminen
• Talousohjesäännöllä varmistetaan ajantasainen kirjanpito
  • Välitilinpäätökset
  • Ennaltaehkäisee myös osaltaan väärinkäyttöä
• Tehtävänkuvat ja vastuunjaot palokunnan sisällä
  • Esim. sihteerin tehtävät (mitä pitää sisällään, kuinka, ym.)

Huom! Talousohjesäännöstä löytyy lisää tietoa Yhdistyksen talous ja kirjapito -osiosta.

Lisätietoa:

• Mallipohja johtosäännöistä: Palokuntanuoriso-osaston johtosäännöt (PDF)
• Yhdistystoimijat – talousohjesääntö: https://www.yhdistystoimijat.fi/toiminnot/talous-2/talousohjesaanto/

• Päällikkö
  • Muiden osastojen toiminnasta huolehtiminen
  • Operatiivisen toiminnan varmistaminen
  • Oman alueen operatiivisen toiminnan käytännöt ja johtosuhteet
  • Palokunnan säännöt päällikön tehtävistä
  • Tuntea pelastuslaitoksen ohjeistukset ja viedä ne käytäntöön
  • Päällikön vastuut
  • Henkilöstön tunteminen

Huom! Osan tehtävistä voi hoitaa erikseen nimetty hälytysosaston päällikkö.

Lisätietoa: 

• Patentti- ja rekisterihallitus: https://www.prh.fi/fi/yhdistysrekisteri.html
• Sähköinen asiointi: https://www.suomi.fi/etusivu
• Juridiset velvoitteet – yhdistyslaki: https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1989/19890503
• Opintokeskus Siviksen kokouskäytännöt -sivu: https://www.kokouskaytannot.fi/
• Opintokeskus Sivis tarjoaa koulutuksia yhdistystoimijoille: https://www.opintokeskussivis.fi/

Olemme luoneet vapaasti käytettäviä mainosmateriaaleja ja työkaluja palokuntien rekrytoinnin tueksi. 

• Täytettävät rekrytointiesitteet
• Valmiit somekuvat
• Muistilista ja vinkkejä rekrytointiin
• Tule mukaan palokuntaan -esite
• Elementtejä lisättäväksi omiin somekuviin
• Uuden ohjaajan perehdyttämispaketti

Lisätietoa:

• Palokuntaan – Tule mukaan https://www.palokuntaan.fi/tulemukaan
• Palokuntaan – Rekrytointiapua: https://www.palokuntaan.fi/rekrytointiapua

• Palokuntasopimus
• Muut taloudelliset tukisopimukset
• Rahoitus- ja lainasopimukset sekä pankkiasiat
• Asematilojen sopimukset
  • Vesi
  • Sähkö
  • Jätehuolto
  • Vakuutukset
  • Auton huoltosopimus
  • Kiinteistönhuolto
  • Vuokrasopimukset
  • Lämpö
  • Siivoussopimus
• Yleiset ja palokunnan omat voimassaolevat sopimukset

Lisätietoa:

• SSPL – Hyvät palokuntasopimuskäytännöt: https://suomen-sopimuspalokuntien-liitto.creamailer.fi/assets/uploads/6deab81e33a7113c8226f284e61721fe5cb10bcf/shared/images/muistio-sopimuksista.pdf

• Mitä säännöt sisältävät
• Jäsenen oikeudet ja velvollisuudet
• Toimintasuunnitelma ja -kertomus
• Miten otetaan jäseneksi ja miten jäsenyys loppuu

Huom! Sääntöjen ja ohjeiden tarkoituksena on mahdollistaa toimintaa, ei rajoittaa sitä.

Lisätietoa:

• Patentti- ja rekisterihallitus: https://www.prh.fi/fi/yhdistysrekisteri/saantojen-laatiminen.html
• Palokuntien mallisäännöt ja perusteluosio (PDF) tulossa syksyllä 2024

• Pelastuslaitoksen ohjeistukset ja lakisääteiset asiat

Lisätietoa:

• Tietosuoja-asetus palokunnissa: https://www.palokuntaan.fi/tietosuoja
• Turvallisuuden varmistaminen palokunnassa: https://www.palokuntaan.fi/turvallisuus
• Tietosuojavaltuutetun toimisto: https://tietosuoja.fi/tietosuoja
• Tietosuoja harrastuksissa: https://tietosuojaharrastuksissa.fi/

• Toiminnan turvallisuuden takaaminen kokonaisvaltaisesti ja kaikille
  • Palokunnalla tulee olla selkeät säännöt ja valmiit toimintamallit epäasialliseen käytökseen, kuten kiusaamiseen, syrjintään tai häirintään, puuttumiseen ja tilanteiden käsittelyyn. 
  • Kaikkien tulee sitoutua yhteisiin sääntöihin ja epäasiallisen kohtelun ennaltaehkäisyyn ja siihen puuttumiseen. Voitte hyödyntää SPEKin tuottamaa Tehdään yhdessä palokunta, jossa kaikkien on hyvä olla -julistetta, jonka kaikki palokuntalaiset allekirjoittavat. Juliste asetetaan näkyville palokunnan seinälle. 
  • Palokuntalaisten tulee olla tietoisia vastuuhenkilöistä, joille voi ilmoittaa epäasiallisesta kohtelusta (esim. päällikkö tai osastonjohtaja). 
  • Suosittelemme palokuntia nimeämään joukostaan 1–2 turvahenkilöä, joiden kanssa epäasiallisesta kohtelusta voi keskustella matalalla kynnyksellä. 
  • Puhukaa avoimesti epäasiallisesta käytöksestä, kuten kiusaamisesta, häirinnästä ja syrjinnästä, sillä avoimuus lisää luottamusta. 
  • Suosittelemme tekemään tasaisin väliajoin kyselyn palokuntalaisten tyytyväisyydestä, jolloin voitte nähdä millä tolalla toimintanne on ja puuttua ajoissa mahdollisiin epäkohtiin.
  • Nuorten kanssa toimivien henkilöiden rikostaustaotteen selvittäminen.

Lisätietoa:

• Palokuntaan – Turvallisesti palokunnassa: https://www.palokuntaan.fi/turvallisesti-palokunnassa

• Riskien hahmottaminen kaikessa sopimuspalokuntatoiminnassa
• Työturvallisuus ja korvausasiat

Lisätietoa:

• Työturvallisuuslaki: https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2002/20020738
• Työaikalaki: https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2019/20190872 
• Työ- ja elinkeinoministeriön vuosilomalaki (PDF): https://tem.fi/documents/1410877/2918981/Vuosilomalaki/84908985-cf6b-40da-950a-d47f988ad3f2/Vuosilomalaki.pdf
• Yhdistyslaki: https://finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1989/19890503
• Laki nuorista työntekijöistä: https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1993/19930998
• Sisäministeriö: Muistio työaikadirektiivin vaikutuksista sopimuspalokuntatoimintaan ja varallaoloon
• Sisäministeriö: Sopimuspalokuntatoiminnassa huomioitavat asiat hyvinvointialueilla
• Sisäministeriö: Työnantajasuhteen määrittäminen sopimuspalokuntatoiminnassa

• Tilinkäyttöoikeudet ja tilit
  • Ymmärrys taseesta ja tilinpäätöksestä sekä talousarviosta
• Mitä toiminnantarkoitus yhdistyksessä tarkoittaa taloudenpidon osalta?
• Ymmärrys rahavirroista ja mistä yhdistyksen talous muodostuu
  • Suurimmat tulot ja menot 
  • Avustukset (mm. alueelliset yhteistyömahdollisuudet)
• ALV-velvollisuus
• Verottajan ohjeet

Lisätietoa:

• Yhdistyslaki: https://finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1989/19890503
• Tilintarkastuslaki: https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2015/20151141
• Arvonlisäverolaki: https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1993/19931501
• Yhdistystoimijat – talousohjesääntö: https://www.yhdistystoimijat.fi/toiminnot/talous-2/talousohjesaanto/
• Verotusohje yleishyödylliselle yhteisölle: https://www.vero.fi/syventavat-vero-ohjeet/ohje-hakusivu/47999/verotusohje-yleishy%C3%B6dyllisille-yhteis%C3%B6ille/

Avustukset:

• Palosuojelurahasto: https://www.palosuojelurahasto.fi/etusivu/
• Palosuojelun edistämissäätiö: https://www.palosuojelunedistamissaatio.fi/

• Hallinnon muodostuminen
  • Roolit ja vastuut
• Kirjanpito
• Vuosikokous ja vuosikello yhdistyksen toiminnassa
  • Hallituksen valmistelevat kokoukset ym.
• Sääntöjen ajantasaisuus ja tarkoituksenmukaisuus
• Nimenkirjoitus- ja allekirjoitusoikeuden ajantasaisuus
  • PRH ja yhdistys
• Kokoustekniikka, hyvät kokouskäytänteet, laillisuus ja päätösvaltaisuus, äänestyskäytännöt, asioiden valmistelu ym.

Lisätietoa: 

• Yhdistyslaki: https://finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1989/19890503
• Patentti- ja rekisterihallitus: https://www.prh.fi/fi/yhdistysrekisteri.html
• KSL – Opintokeskus yhdistystoiminnan avaimet: https://www.ksl.fi/app/uploads/2022/01/Yhdistystoiminnan-avaimet_verkkoversio_FINAL.pdf
• SSPL – Palokuntayhdistys toimii: https://sspl.fi/wp-content/uploads/2022/11/Palokuntayhdistys_toimii_sivuttain_2022.pdf

• Koulutuspolkujen luominen yhdistyksessä (kaikki osastot)

Lisätietoa:

• SPEKin Uuden palokuntalaisen perehdytysmateriaali

• Siviiliosaaminen
• Vahvuudet
• Toimintaedellytykset

Lisätietoa:

• SSPL Sopimuspalokuntalaisten siviilikoulutuksen & taitojen hyödyntäminen pelastustoimessa: https://sspl.fi/wp-content/uploads/2023/01/SSPL_Siviiliraportti_sahkoinen.pdf

• Keikalla käsketään – yhdistyksessä pyydetään, neuvotellaan ja sovitaan asioista

Lisätietoa:

• Palokuntien toimintaohjelma 2023-2027: https://issuu.com/spek_ry/docs/palokuntien_toimintaohjelma_2023_2027

• Kuinka palkita vapaaehtoistoiminnassa
  • Kunniamerkit
  • Palkinnot ym.

Lisätietoa:

• SPEKin Oppaita palokuntalaisille – Palokuntien merkit: https://issuu.com/spek_ry/docs/oppaita_palokuntalaisille_palokuntien_merkit?fr=sNWFkMDMyNjUxODg

• Toiminnan tarkastelu laajemmin ja pitkäjänteinen suunnittelu

Lisätietoa:

• Palokunnan vuosikello: https://www.palokuntaan.fi/vuosikello
• Palokuntien toimintaohjelma 2023–2027: https://issuu.com/spek_ry/docs/palokuntien_toimintaohjelma_2023_2027

• Mitä apua ja palvelua on saatavilla
  • SPEK
  • Pelastusliitot
  • Pelastusopisto
  • Muut toimijat

Lisätietoa:

• SPEKin jäsenet ja pelastusliitot: https://www.spek.fi/tietoa-spekista/toiminta-ja-organisaatio/jasenet-ja-pelastusliitot/
• Pelastusopisto: https://www.pelastusopisto.fi/ 
• Pelastusalan järjestöt: https://pelastustoimi.fi/pelastustoimi/jarjestot
• Sopimuspalokunnat: https://pelastustoimi.fi/pelastustoimi/sopimuspalokunnat
• Hyvinvointialueet: https://pelastustoimi.fi/pelastustoimi/hyvinvointialueet
• Pelastuslaitokset: https://pelastustoimi.fi/pelastuslaitokset

Yhdistyksen toimintaa ohjaavat suunnitelmalliset kokonaisuudet.

Lisätietoa:

• HAKA hallinnointikannan hyödyntäminen tiedolla johtamisessa ja henkilön osaamisen seuraamisessa: https://vimeo.com/796939175

• Palokuntatoiminnan tunnettuus ja näkyvyys alueella
  • Sosiaalinen media
  • Tapahtumat
  • Turvallisuusviestintä

Lisätietoa:

• Palokuntaan – Viestintävinkkejä palokunnille: https://www.palokuntaan.fi/viestinta
• Opinnäytetyö, Katja Tihleman: Viestintävinkit sopimuspalokunnille

• Pelastuslaitos
• Hyvinvointialue
• Kunta
• Pelastusliitot
• Muut palokunnat (yhteistoiminnan voima)
• Vakuutusyhtiö
• Paikalliset yritykset ym.

Lisätietoa:

• SPEKin jäsenet ja pelastusliitot: https://www.spek.fi/tietoa-spekista/toiminta-ja-organisaatio/jasenet-ja-pelastusliitot/
• Pelastusopisto: https://www.pelastusopisto.fi/ 
• Pelastusalan järjestöt: https://pelastustoimi.fi/pelastustoimi/jarjestot
• Sopimuspalokunnat: https://pelastustoimi.fi/pelastustoimi/sopimuspalokunnat
• Hyvinvointialueet: https://pelastustoimi.fi/pelastustoimi/hyvinvointialueet
• Pelastuslaitokset: https://pelastustoimi.fi/pelastuslaitokset
• Sisäministeriön Pelastusosasto: https://pelastustoimi.fi/pelastustoimi/sisaministerio
• Aluehallintovirastot: https://avi.fi/etusivu
• Palosuojelurahasto: https://www.palosuojelurahasto.fi/etusivu/

• SROI – oman palokunnan toiminnan yhteiskunnallinen arvo ja siihen vaikuttavat tekijät
  • Palokuntatoiminnan taloudellisten, sosiaalisten ja yhteiskunnallisten hyötyjen SROI-arviointi-hankkeen tehtävänä oli arvioida palokuntatoiminnan kustannusvaikutuksia ja tunnistaa niitä tekijöitä, joilla palokuntatoimintaa voitaisiin kehittää tulevaisuudessa vaikuttavammaksi.
  • Palokuntatoiminnan voidaan raportin mukaan arvioida tuottavan eri sidosryhmille yhteiskunnallista arvoa vuosittain noin 1,25 miljardia euroa. Keskeiset taloudelliset hyödyt muodostuvat pelastettujen ihmishenkien arvosta sekä pelastetun omaisuuden arvosta. Selvityksen perusteella voidaan arvioida palokuntatoiminnan tuottavan taloudellista arvoa noin 11,74–14,49 euroa jokaista toimintaan investoitua euroa kohden.

Lisätietoa:

• Palokuntatoiminnan taloudellisten, sosiaalisten ja yhteiskunnallisten hyötyjen SROI-arviointi: https://www.spek.fi/wp-content/uploads/2024/01/SPEK-tutkii-32.pdf

Mitä et mittaa, sitä et voi kehittää!

On tärkeää, että palokunnat mittaroivat omaa toimintaansa monella eri tavalla:

• Mahdolliset kehityskohteet tulevat selkeiksi ja niitä voidaan kirjata palokunnan toimintasuunnitelmaan, ja niiden pohjalta tehtyjä toimenpiteitä voidaan arvioida toimintakertomukseen.
• Hallinnointikanta HAKAa käyttämällä palokunta saa selville kovat, numeraaliset arvot.
• Palokunnan laadullista toimintaa voi mittaroida pehmeämpien arvojen kautta Liekki- ja Kipinä-työkaluilla. Näin palokunnan oman toiminnan vaikuttavuuden arvionti ja raportointi helpottuu niin itselle kuin myös sidosryhmille.

Lisätietoa:

• Palokuntien toimintaohjelma 2023–2027:
  https://issuu.com/spek_ry/docs/palokuntien_toimintaohjelma_2023_2027
• Liekki-työkalu: https://link.webropolsurveys.com/S/8E2EE6624DA0A3D6
• Kipinä-työkalu: https://link.webropolsurveys.com/S/676C23FFD29BAACD
• SPEKin Palokuntanuorisotoiminnan erityistilanteet -opas: https://issuu.com/spek_ry/docs/palokuntanuorisotoiminnan_erityistilanteet_opas_20?fr=sYzQxMDU4NjA2ODg
• HAKA-tilastot: https://www.palokuntaan.fi/hakatilastot
• Palokuntatoiminnan arvioinnin työpaja, HAKA -webinaari, Markku Savolainen: https://vimeo.com/823341493
• Palokuntatoiminnan arvioinnin työpaja, Liekki-työkalu ja Palokuntien toimintaohjelma -webinaari, Niko Ara: https://vimeo.com/823342620

• Ryhmät
  • Koulutus, kalusto ja muut vastuualueet

Lisätietoa:

• SSPL – Palokuntayhdistys toimii: https://sspl.fi/wp-content/uploads/2022/11/Palokuntayhdistys_toimii_sivuttain_2022.pdf